La figura del Administrador de Fincas a veces es desconocida y ante ella surgen preguntas tales como ¿para qué necesito un administrador de fincas? ¿Qué es eso del Administrador de Fincas? ¿Qué funciones tiene? ¿Por qué tener un administrador si la comunidad ya tiene un Presidente? ¿Hace las funciones del Presidente? Desde Stil Mediterrani, administrador de fincas en Xirivella, consideramos que es oportuno acercaros a nuestras labores para que descubráis de primera mano qué hace un administrador y por qué lo necesitáis en vuestras comunidades.

Lo primero que haremos es definir la figura del Administrador de fincas:

Es un profesional que posee la adecuada formación para el desempeño de sus funciones. ¿Cómo accede al título? Hay dos vías: con la posesión de determinados títulos univesitarios superiores (licenciados en derecho, económicas…), o aprobando el plan de estudios de la Escuela Oficial de Administradores de Fincas, autorizado por el Ministerio de Fomento, cuya docencia imparten once Universidades españolas, mediante la creación de un título propio de cada una de ellas , con un mínimo de 180 créditos, y que se desarrolla en tres años.

¿Qué funciones desempeña?

• Su labor está dirigida al  gobierno y conservación de los bienes encomendados, la obtención del rendimiento adecuado y asesoramiento de las cuestiones relativas a los bienes inmuebles.
• En cuanto a las fincas arrendadas se encargará de seleccionar al arrendatario, redactar y firmar el contrato, constitución de la fianza, obtención de la cédula de habitabilidad, cobro de la renta, actualización de la misma, repercusiones, pago de los gastos e impuestos, incluído el IVA, aplicación de retenciones sobre el IRPF, gestionar el traspaso de locales comerciales, atender las obras de reparación y mejora, en su caso, y las obligaciones derivadas de las relaciones laborales con empleados del inmueble; liquidación al propietario, hasta la gestión sobre los morosos o asesoramiento sobre cualquier cuestión o incidencia en el arrendamiento.
• Por lo que se refiere a la gestión de la comunidad, le corresponden las obligaciones fijadas en el art. 20 LPH:

a) Velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios, y hacer a estos efectos las oportunas advertencias y apercibimientos a los titulares.

Se realiza un estudio continuado de las instalaciones de la comunidad para asesorar a la misma de sus necesidades, así como las posibles regulaciones para conseguir un ahorro económico y ecológico en el funcionamiento de los espacios comunes del edificio.

Anualmente, y de forma previa a la Junta General Ordinaria, nuestro equipo técnico realizará un breve informe de la situación en la que se encuentra el edificio sin constituir un ITE, pero que informará a los propietarios acerca del mantenimiento preventivo que deben realizar al edificio, lo que a su vez les permitirá que la comunidad planifique sus recursos económicos con tiempo y de la mejor forma posible.

Se visita regularmente la comunidad para conocer de primera mano la misma, así como sus necesidades y la evolución de las soluciones aplicadas a sus problemas.

b) Preparar con la debida antelación y someter a la Junta el plan de gastos previsibles, proponiendo los medios necesarios para hacer frente a los mismos.

Desde la independencia de dedicarnos exclusivamente a la administración de finas, se plantean a la comunidad los gremios y seguros más eficientes y/o económicos para su valoración buscando siempre optimizar calidad de servicio y precio.

Desde esta perspectiva para cada Asamblea se elabora un informe claro y detallado de la gestión de la comunidad que contiene además una exposición del estado económico, asi como de las previsiones de gasto para el siguiente ejercicio.

Entre Asambleas se trabaja con la Junta Rectora, dándole información trimestral del estado de cuentas, así como de las cuestiones que acontecen en la comunidad, para de forma conjunta valorar las mejores soluciones.

c) Atender a la conservación y entretenimiento de la casa, disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes, dando inmediata cuenta de ellas al Presidente o, en su caso, a los propietarios.

Mediante un personal altamente cualificado y conocedor de las comunidades y usando los mejores programas de gestión, se atienden los mantenimientos necesarios de las comunidades, dejando constancia de las incidencias recibidas y las soluciones aportadas.

Se atiende en nuestras oficinas, así como en teléfonos, correos electrónicos o fax, entre semana.

Cuando la oficina permanece cerrada, las urgencias que puedan surgir se tramitan desde el teléfono de atención 24 horas de la administración revisando regularmente los avisos urgentes recibidos que se produzcan durante todo el año.

d) Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras y efectuar los pagos y realizar los cobros que sean procedentes.

Con profesionalidad y según determine la Asamblea y de acuerdo con la Ley de Propiedad Horizontal se ejecutan y gestionan los mandatos de la comunidad.

Así mismo se gestionan tanto los cobros a los vecinos. En caso de morosidad utilizamos todos los instrumentos que la legalidad la pone a disposición de la comunidad.

En caso de existir defectos constructivos que afecten a la Comunidad se reclamarán tal y como lo determine la Asamblea. De todas formas se asesorará a cada propietario que lo solicite como actuar en estos casos.

e) Actuar, en su caso, como secretario de la Junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad.

Se custodia según la legalidad toda la documentación de la comunidad. Haciendo que la comunidad cumpla la ley de protección de datos.

Todo vecino podrá acceder a los documentos e información principal de su comunidad, a través de esta página web, con las claves de acceso que se le facilitarán, siempre garantizando la máxima privacidad de sus datos y los de su comunidad.

En Stil Mediterrani nuestros servicios están muy por encima de las funciones atribuidas a un Administrador de Fincas por la Ley de Propiedad Horizontal.

¿Qué debe tener un buen administrador? En Stil Mediterrani os garantizamos que cubriremos cada una de estas necesidades básicas:

• Cualificación de su trabajo: Obviamente, un buen administrador de fincas, debe estar cualificado para desempeñar su trabajo, tener los conocimientos suficientes ya sean técnicos, contables o legales.
• Rapidez: Es muy importante que actúe rápidamente en los problemas que surgen, para minimizar gastos o problemas mayores.
• Transparencia: Es importante que los vecinos confíen plenamente en el Administrador, para esto, se debe de actuar de manera transparente y presentar números y cuentas claras y públicas.
• Continuidad de conocimientos: Las leyes cambian, de adaptan, se modifican. Es importante que un buen Administrador sea proactivo y esté en continuo aprendizaje.
• Saber cómo reducir coste: A todo el mundo le viene bien reducir costes en su Comunidad, si además viene sin disminución de servicios.
• Adaptado a las nuevas tecnologías: No es lo mismo un administrador con su despacho y que todo funciona a papel y boli, que un administrador con conocimientos técnicos, integrado en las redes sociales y activo por ellas.
• Deudas: Por desgracia, en todas las comunidades, hay impagos. Es importante gestionarlas bien y que se minimicen al máximo posible y que la comunidad esté al tanto de estos datos lo más actualizados posibles.
• Subvenciones: Hay una gran cantidad de subvenciones de las que las Comunidades se pueden Beneficiar. Rehabilitación del edificio, contratación de personal, resintonización de antenas…
• Cercanía: Un administrador, debe de mostrar cercanía con su cliente. Que sea fácil de contactar y rápido de respuesta, ya que los problemas que cada persona pueda tener, deben de ser resueltos o estudiados en el menor tiempo posible.